Capacidad 1
Brindar información completa sobre servicios, horarios, sedes, convenios y costos.
RCV RECOVER ⎥Agente de Atención al Cliente
SuNube
SuNube
Preparado para
Centro de Fisioterapia RCV Recover
Responsables cliente
Diana Rengifo – Pedro Escobar
Preparado por
Laura Salazar / Vena Digital
Fecha
25 de febrero de 2026
Versión
1.0 – Propuesta Inicial
Vigencia
30 días a partir de la fecha de emisión
Resumen Ejecutivo
RCV Recover enfrenta una pérdida tangible de oportunidades de negocio como consecuencia de la imposibilidad de responder mensajes de WhatsApp de manera oportuna fuera del horario laboral. La recepcionista dedica la mayor parte de su jornada a tareas repetitivas de atención vía WhatsApp (consultas, confirmaciones y agendamientos), reduciendo drásticamente su disponibilidad para actividades de mayor valor.
La presente propuesta detalla la implementación de un Agente Virtual 24/7 en WhatsApp, impulsado por Inteligencia Artificial (OpenAI), integrado en tiempo real con el software médico «SuNube» a través de la plataforma de automatización n8n.
Capacidad 2
Agendar, modificar y cancelar citas verificando disponibilidad en tiempo real.
Capacidad 3
Recordar el historial de interacciones para personalizar la atención.
Capacidad 4
Escalar automáticamente a un operador humano cuando sea necesario.
Diagnóstico: Situación Actual
Problema Central
El canal de WhatsApp es hoy el principal punto de contacto entre RCV Recover y sus pacientes. Sin embargo, su gestión manual genera tres cuellos de botella críticos:
Impacto de Negocio
Estos problemas se traducen directamente en:
- Pérdida de ingresos por citas no agendadas por falta de respuesta oportuna.
- Insatisfacción de pacientes que experimentan demoras en confirmaciones y modificaciones.
- Subutilización del talento humano en tareas de bajo valor en lugar de atención clínica y relacional.
- Ausencia de datos estructurados sobre demanda, horarios pico y servicios más solicitados.
Solución Propuesta
El Agente Virtual IA
Se implementará un asistente conversacional de lenguaje natural (no un chatbot rígido de menús) impulsado por modelos de lenguaje de OpenAI, orquestado mediante n8n (herramienta de automatización) e integrado directamente con «SuNube». Operará en el número de WhatsApp Business existente del centro.
Capacidades funcionales del agente
Capacidad 1
Función del agente
Responder consultas sobre servicios, terapias, especialidades, sedes, convenios con aseguradoras y costos (privado y con prestadores).
Arquitectura Técnica
La solución se construye sobre un ecosistema de herramientas probadas y estándar en automatización empresarial:
Cerebro IA
OpenAI (GPT)
Procesamiento del lenguaje natural, toma de decisiones y memoria de conversación.
Orquestador
n8n (VPS)
Motor de automatización y flujos de trabajo desplegado en servidor dedicado.
Canal
WhatsApp Business API
Recepción y envío de mensajes vía el número de WhatsApp del centro.
Integración
API SuNube
Consulta y escritura de citas, verificación de disponibilidad y registro en tiempo real.
Respaldo
Google Calendar / Workspace
Sistema de conciliación secundario y backup de citas.
| Componente | Tecnología | Función |
|---|---|---|
| Cerebro IA | OpenAI (GPT) | Procesamiento del lenguaje natural, toma de decisiones y memoria de conversación. |
| Orquestador | n8n (VPS) | Motor de automatización y flujos de trabajo desplegado en servidor dedicado. |
| Canal | WhatsApp Business API | Recepción y envío de mensajes vía el número de WhatsApp del centro. |
| Integración | API SuNube | Consulta y escritura de citas, verificación de disponibilidad y registro en tiempo real. |
| Respaldo | Google Calendar / Workspace | Sistema de conciliación secundario y backup de citas. |
Arquitectura / Flujo
Mapa de flujo de atención y operación
Representación visual del ecosistema técnico descrito en la propuesta (OpenAI, n8n, WhatsApp Business API, SuNube y Google Calendar / Workspace).
01
Paciente
02
Canal
WhatsApp Business API
03
Orquestador
n8n (VPS)
04
Cerebro IA
OpenAI (GPT)
05
Integración
API SuNube
06
Respaldo
Google Calendar / Workspace
07
Escalamiento
Recepcionista / operador humano
Escalamiento automático (según propuesta)
Se activa cuando el agente detecta frustración o temas fuera de su base de conocimiento, transfiriendo el historial completo de conversación a la recepcionista.
Implementación / Fases
Plan de Implementación
El proyecto se ejecuta en cuatro fases secuenciales, garantizando validación en cada etapa antes de avanzar a la siguiente.
Nota
El periodo de piloto (1–2 semanas) no tiene costo adicional y está incluido en el setup inicial.
Modelo de Inversión
Estructura de Costos
Setup Pago único
Estructura de costos
Setup Pago único
Setup inicial + integración + piloto incluido
Total
$3.877.000
ConceptoDescripción / AlcanceMonto
Setup Inicial (Pago Único)
Incluye: PDR (levantamiento y documentación de requisitos), construcción del workflow en n8n, integración con SuNube y APIs, configuración del agente IA, piloto de 1–2 semanas y entrega de documentación.
$3.600.000
Creación API (Pago Único)
Incluye: Pago a SuNube para activar API del módulo de citas
$277.000
Fee mensual de operación
Estructura de costos
Fee mensual de operación
Operación mensual, APIs y monitoreo continuo
Total
$ 443.000
ConceptoDescripción / AlcanceMonto
Mantenimiento Mensual
Incluye: Hosting del servidor VPS, consumo de API de WhatsApp Business, consumo de API de OpenAI, monitoreo 24/7 del sistema y soporte técnico.
$ 260.000
API SuNube
Incluye: hasta 5.000 transacciones al mes
$ 183.000
Condiciones de Pago
Cuota, momento del pago y monto
- Paso 1$2.160.000
1ª Cuota Setup (60%)
Antes de iniciar las entrevistas del PDR (Fase 1). ** El plan de pago no incluye los pagos a Sunube, este los hace directamente RCV
- Paso 2$1.440.000
2ª Cuota Setup (40%)
Al finalizar satisfactoriamente el piloto de 1–2 semanas.
- Paso 3$260.000 /mes
Mantenimiento Mensual
Facturado los primeros 3 días de cada mes, a partir del mes post-despliegue. ** El pago mensual no incluye los pagos a Sunube, este los hace directamente RCV
Nota importante
Las nuevas funcionalidades no incluidas en este alcance (p.ej. campañas de marketing proactivo, módulos de informes personalizados, integraciones adicionales) se cotizarán como proyectos independientes.
Cliente / Prerrequisitos
Prerrequisitos y Responsabilidades del Cliente
Para garantizar el éxito del proyecto y cumplir los plazos estimados, RCV Recover debe proveer los siguientes elementos antes del inicio de cada fase:
Antes del inicio (Fase 1)
Antes del inicio
Pago del 60% del setup inicial
Contacto técnico del proveedor de Su Nube para iniciar la gestión de integración.
Cuenta activa de WhatsApp Business vinculada al número del centro (Meta Business Manager).
Cuenta de OpenAI/ChatGPT para el motor de IA del agente.
Cuenta de Google Workspace (o personal) para respaldos en Google Calendar.
Disponibilidad de Diana, Pedro y las recepcionistas para las entrevistas de levantamiento (Fase 1).
Seguimiento / Indicadores
Métricas de Éxito
Al finalizar el piloto y durante los primeros 3 meses de operación, se evaluará el rendimiento del agente en función de los siguientes indicadores:
Indicadores operativos
Dashboard
Observación
Estas métricas permiten evaluar adopción, velocidad de respuesta y aporte del agente a la reducción de carga operativa del equipo de recepción.
Activación / Inicio del Proyecto
Siguientes Pasos para Iniciar el Proyecto
Para dar inicio formal al proyecto, se requieren las siguientes acciones por parte de RCV Recover:
1
Aprobar la presente propuesta comercial.
Responsable
Diana Rengifo / Pedro Escobar
2
Realizar el pago del 60% del setup para activar el proyecto.
Responsable
Diana Rengifo / Pedro Escobar
3
Ya realizadoCompartir el contacto técnico del proveedor de Su Nube.
4
Autorizar el acceso al número de WhatsApp Business (Meta Business Manager).
Responsable
Diana Rengifo
5
Designar las recepcionistas responsables para entrevistas y piloto.
Responsable
Diana Rengifo
6
Proveer acceso a cuenta de OpenAI y Google Workspace.
Responsable
Diana Rengifo
7
Coordinar agenda de entrevistas para Fase 1 (PDR).
Responsable
Diana Rengifo / Pedro Escobar